Выставочный словарь терминов и определений
Типы выставок
(Специализированные выставки, Международные, выставка-ярмарка, выставка-форум, фестиваль)
- Выставка с очным участием организаций: Выставка, в которой организации принимают непосредственное прямое участие, с арендой стенда для работы на нем собственного или ангажированного персонала.
- Международные выставки: Выставки- ярмарки, в которых не менее 10% общего числа участников составляют иностранные организации.
- Конгрессно-выставочные мероприятия: Программа мероприятий (конгрессы, семинары, презентации, мастер-классы), составляющих деловую часть выставки и дополняющая выставку.
Типы участия:
- Стенд (оброрудованное место) –это единый комплекс площади (в кв.м) и элементов конструкций, оформления, который организатор выставки предоставляет экспоненту на условиях договора на участие.
- Необорудованное место - свободная выставочная площадь без стеновых панелей, фриза, розетки и прочего.
- Эксклюзивный выставочный стенд – стенд, спроектированный и изготовленный по индивидуальному техническому заданию и пожеланиям компании-участника.
- Угловой стенд – выставочный стенд с двумя открытыми сторонами, т.е. стенд имеет только две стены и две фризовых панели (стенд открытыми сторонами имеет доступ к двум проходам).
- Стенд «остров» - стенд, открытый со всех сторон, не имеет стен и фризовых панелей (участок выставочной площади только с ковровым покрытием и розеткой).
- Стенд «полуостров» - стенд открыт с трех сторон.
- Линейный стенд – стенд с одной фасадной стороной и выходом только на один проход (три стены).
- Стенд в павильоне - для размещения мало- и среднегабаритных экспонатов на закрытой выставочной площади.
- Место на уличной экспозиции - для размещения крупногабаритных экспонатов на территории, прилегающей к павильону.
- Мобильный стенд - быстровозводимый стенд из легких конструкций.
Заочное участие предполагает участие в выставке без стенда. При этом в официальном каталоге выставки публикуется информация о фирме в разделе об участниках. Как правило, организаторы размещают рекламные материалы заочного участника на информационной стойке (если они заранее предоставляются участником). В этом случае форма участия характеризуется как очно-заочная. Заочное участие в выставке - Когда компания испытывает дефицит бюджета или территориально слишком удалена от места проведения мероприятия, существует возможность принять заочное участие в выставке.
Информация
- Тематика выставки: перечень групп и отдельных видов экспонатов, разработанный организатором на основании концепции выставки.
- Программа выставки: семинары и масткр-классы, позволяющие участникам выставки продемонстрировать свои товары / услуги за пределами своего стенда
- План выставки: планировка выставки с расположением стендов.
- Продолжительность выставки: период времени, во время которого выставка открыта для посетителей.
- Монтаж-демонтаж: период подготовки выставки и монтажа стендов экспозиции, а также послевыставочные работы по демонтажу экспозиции и выставочных конструкций. Проводятся за несколько дней до начала и в часы после выставки.
Документы участника выставки
- Памятка участника: электронный или печатный документ, содержащий информацию по мероприятию, правила заезда/выезда, перечень услуг от выставки и другую информацию, предназначенную для экспонентов.
- Заявка на участие в выставке: документ, означающий согласие с условиями участия в выставочном мероприятии и принятие на себя обязательств, предусмотренных в рамках мероприятия.
- Договор на участие: документ, оформленный в письменной форме, в котором определяются условия участия в выставочно-ярмарочном мероприятии.
- Каталог выставки: Документ, на бумажном или электронном носителе, содержащий перечень участников, их контактную информацию, номера стендов и любую другую информацию, связанную с выставкой. Распространяется во время проведения выставки.
Оборудование выставочных стендов
- Фриз - фасадная надпись в верхней части оборудованного стенда, на которую наносится название компании-участника и номер стенда (кроме эксклюзивной застройки).
- Спот-бра - осветительные приборы (софиты).
- Ферма - подвесная металлическая конструкция для крепления осветительных спотов или элементов оформления экспозиции (широкоформатные баннеры).
- POS-оборудование - презентационное оборудование. Комплекс устройств, предназначенный для увеличения эффективности работы предприятия. (мониторы, компьютеры, проекторы, жк экраны, стенды и стойки информационные).
- Стеновая панель - стандартная стеновая (выставочная) панель имеет размеры 1метр шириной х 2,5 метра высотой.
Список распространенных выставочных понятий и формулировок
- Участник выставки, Экспонент – юридическое или физическое лицо, подавшее заявку на участие в выставке, заключившее договор непосредственно с организатором. А также, имеющее выставочный стенд и публикацию информации в официальном каталоге выставки. Цели участника - продвижения своих профессиональных интересов, демонстрирующая товары/услуги с помощью присутствующего на выставке персонала.
- Выставочный организатор / Выставочный оператор - официально зарегистрированная организация, которая осуществляет: подготовку и проведение выставок. Основная деятельность организатора: оказание услуг по участию в выставке участникам (экспонентам) и координирование.
- Собственный персонал экспонента - персонал конкретной организации (штат участника/экспонента), принимающей участие в выставке, осуществляющий участие этой организации в выставке-ярмарке и работающий на стенде.
- Экспозиция - определенная законченная часть выставки, часто имеющая самостоятельное значение.
- Экспонат - образец (продукция или услуга), который в соответствии с требованиями регламента (условий участия) может демонстрироваться на ярмарке/выставке для публичного обозрения.
- Комплектация стенда – в зависимости от размера стенда он комплектуется соответствующим количеством столов, стульев, спотов, шкафов, информационных стоек
Подробнее о коплектации выставочных стендов >>
- Аренда стенда - предоставление экспоненту выставочной площади с элементами выставочных конструкций на время проведения выставки. Предоставляется организатором выставки, согласно заявке.
- Бейджи участников - документ, для прохода на территорию на время работы выставки.
- Пригласительные билеты – служит для однократного бесплатного прохода на выставку, действителен на одно/два лица.
- Диплом участника – выдается участнику организатором выставки.
- Регистрационный сбор – официальный взнос для участия в выставке, включает в себя: размещение информации в каталоге выставки, беджи и пропуска, общую уборку павильона, охрану, затраты на рекламные материалы выставки.
Как определить размер стенда?
Часто сталкиваемся с вопросом, когда экспонент затрудняется с определением и выбором размеров выставочного стенда, т.к. не представляет как будет выглядеть стенд. Размер стенда определяется исходя из бюджета и технической необходимости. Какие стоят задачи: демонстрация привезенного оборудования, расстановка буклетниц, переговорная зона, ресепшн, количества работающих на выставке и прочего.
- Маленький стенд (от 4 до 8 кв.м) позволит компактно разместить информацию: плакаты, информационная стойка, стол, два-три стула.
- Средний стенд (от 8 до 20 кв.м) позволяет размещать витрины с образцами продукции, несколько переговорных столов.
- Большой выставочный стенд (от 20 кв.м) - это большая выставочная площадь для работы группы менеджеров, включает переговорные зоны, зоны демонстрации продукции, определяет уровень компании на отраслевом рынке.
Стоимость участия в выставке - расчет стоимости участия зависит от количества квадратных метров и типа выставочной площади, от количества дополнительного оборудования и услуг. Цена участия в выставке рассчитывается индивидуально, исходя из потребностей экспонента.
Подробности участия можно уточнить у организатора выставки. Дирекция выставок: (812) 425-14-15
